Laskujen säilytysaika – mitä laki vaatii yritykseltä ja yksityishenkilöltä?
Yrityksen laskut ja tositteet tulee säilyttää vähintään 6 vuotta sen tilikauden lopusta, jota ne koskevat. Tilinpäätösasiakirjat ja palkkalaskelmat vaativat 10 vuoden säilytyksen. Säilytysaika koskee kaikkia yritysmuotoja – sekä toiminimiä että osakeyhtiöitä. Laskut saa arkistoida sähköisesti, kunhan sisältö pysyy muuttumattomana ja tiedot löytyvät tarvittaessa viiveettä.
Törmäätkö laskupinoihin, joita et uskalla heittää pois, koska et ole varma, kuinka kauan laskuja pitää säilyttää? Et ole yksin. Moni yrittäjä ja yksityishenkilö pohtii samaa kysymystä – ja syystä. Suomessa laskujen ja tositteiden säilytysaika on tarkkaan määritelty kirjanpitolaissa ja Verohallinnon ohjeissa.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä laki vaatii laskujen säilyttämiseltä, miten käytännön arkistointi kannattaa hoitaa ja miten HelpostiLasku helpottaa yrittäjän arkea.
Miksi laskuja täytyy säilyttää?
Laskut ja tositteet ovat osa yrityksen virallista kirjanpitoaineistoa, eivät siis vain kuitteja menneisyydestä. Suomessa niiden säilyttämistä edellyttää kirjanpitolaki (1336/1997) sekä Verohallinnon ohjeet.
Oikein säilytetyt laskut:
- Toimivat todisteena liiketapahtumista
- Tukevat kirjanpitoa ja tilinpäätöstä
- Suojaavat yritystä mahdollisissa verotarkastuksissa
- Helpottavat selvitystyötä riitatilanteissa
Myös yksityishenkilölle lasku voi olla tärkeä esimerkiksi takuu- tai reklamaatiotilanteessa.
Yksityishenkilön laskujen säilytysaika
Yksityishenkilön laskujen säilytysaika riippuu käyttötarkoituksesta eikä ole yhtä tiukasti säännelty kuin yritysten osalta.
Verotukseen liittyvät laskut:
- Kotitalousvähennyksen laskut: 6 vuotta
- Asunnon korjauskulut: Verohallinto suosittelee säilyttämään pidempään kuin 3 vuotta
- Matkakulut ja muut vähennykset: 3 vuotta
Takuuasiat:
- Sähkölaitteet ja kodinkoneet: takuuaika + 2 vuotta
- Autojen korjaukset ja varaosat: 2-5 vuotta
- Remontit ja korjaukset: 5-10 vuotta
Yleiset ostokuitit:
- Tavanomaiset ostokset: 1-2 vuotta riittää
- Kalliimmat hankinnat: säilytä takuuajan verran
Vinkki yksityishenkilöille: Vaikka tämä artikkeli keskittyy pääosin yritysten tarpeisiin, yksityishenkilötkin voivat hyötyä digitaalisesta laskujen säilytyksestä. HelpostiLasku on kuitenkin suunniteltu erityisesti yrittäjille ja pienyrityksille.
Yrityksen laskujen säilytysaika ja kirjanpitolain vaatimukset
Kirjanpitolain mukaan yrityksen laskuja ja tositteita on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jota ne koskevat. Tämä koskee sekä myynti- että ostolaskuja sekä muita kirjanpidon tositteita.
Esimerkki: Vuoden 2026 laskut tulee säilyttää vuoden 2032 loppuun saakka.
Säilytysaikataulukko yrityksille:
| Dokumentti | Säilytysaika Suomessa | Peruste |
|---|---|---|
| Myynti- ja ostolaskut | 6 vuotta tilikauden lopusta | Kirjanpitolaki |
| Tilinpäätösasiakirjat ja kirjanpitokirjat | 10 vuotta | Kirjanpitolaki |
| Palkkalaskelmat ja työsuhdeasiakirjat | väh. 10 vuotta | Työsopimuslaki, kirjanpitolaki |
| Verotukseen liittyvät tositteet | 6 vuotta | Verohallinnon ohje |
| Myyntiraportit ja kassajärjestelmän tulosteet | 6 vuotta | Kirjanpitolaki |
Toiminimet vs. osakeyhtiöt:
Säilytysaika on sama kaikille yritysmuodoille. Sekä toiminimet että osakeyhtiöt noudattavat samoja sääntöjä.
Maksettujen laskujen säilytys
Maksettujen laskujen säilytysaika on sama kuin maksamattomienkin, eli 6 vuotta tilikauden lopusta. Maksutapa tai maksun status ei vaikuta säilytysaikaan.
Tärkeää muistaa maksetuista laskuista:
- Säilytä maksusuorituksen todiste laskun yhteydessä
- Merkitse maksettu-status ja maksupäivä selkeästi
- Arkistoi pankin tiliotteet maksujen todentamiseksi
- Verkkolaskut säilyvät automaattisesti laskutusohjelmassa
Käytännön vinkki:
Kun lasku on maksettu, merkitse siihen maksupäivä ja viitenumero. Näin säilytät yhteyden laskun ja maksusuorituksen välillä.
Sähköinen vai paperinen lasku – mitä laki sanoo?
Suomen kirjanpitolaki sallii, että laskut säilytetään sähköisesti. Kunhan sisältö ja saatavuus pysyvät muuttumattomina, mappeja paperilaskuineen ei tarvita.
Sähköisen säilytyksen edut:
- Laskut löytyvät hakutoiminnolla sekunneissa
- Dokumentit pysyvät tallessa, vaikka fyysiset mapit katoaisivat
- Tietoturva paranee, kun käytät asianmukaista ohjelmistoa
- Tilansäästö – ei mappikappeja tai arkistotiloja
- Ympäristöystävällisyys – vähemmän paperin kulutusta
Lain vaatimukset sähköiselle säilytykselle:
- Tiedot on voitava esittää selkeästi ja ymmärrettävästi
- Säilytyksen on oltava luotettavaa koko säilytysajan
- Tietojen on oltava saatavilla Suomesta viiveettä
- Järjestelmän on estettävä muutokset jälkikäteen
Laskujen säilyttäminen käytännössä
Perinteinen mappi voi vielä toimia pienessä mittakaavassa, mutta digitaalinen ratkaisu säästää aikaa ja hermoja.
Vinkkejä laskujen arkistointiin:
- Luo selkeä kansiorakenne tai käytä laskutusohjelmaa
- Nimeä laskut yhtenäisesti (esim. ”2026-03-12 Asiakas Oy.pdf”)
- Säilytä laskut turvallisessa paikassa – ei pelkästään omalla koneella
- Hyödynnä pilvipalvelua, joka täyttää Verohallinnon tietoturvavaatimukset
- Tee säännöllisiä varmuuskopioita tärkeimmistä dokumenteista
Digitaalisen arkistoinnin parhaat käytännöt:
- Skannaa paperilaskut heti vastaanotettuasi
- Käytä yhtenäistä nimeämiskäytäntöä kaikille tiedostoille
- Järjestä kansiot vuoden ja kuukauden mukaan
- Varmuuskopioi säännöllisesti useaan paikkaan
- Testaa hakutoimintoja säännöllisesti
Laskujen arkistointi helposti!
Näin HelpostiLasku automatisoi laskujesi säilytyksen
HelpostiLasku on pienyrittäjille suunnattu laskutusohjelma, joka tekee laskujen lähettämisestä ja säilyttämisestä huoletonta.
Automaattinen säilytys kirjanpitolain mukaisesti:
- Kaikki laskusi tallentuvat automaattisesti ohjelmaan
- Säilytys pilvipalvelussa – ei huolta säilytysajoista
- Laskut ovat aina saatavilla – missä ja milloin tahansa
- Hakutoiminto löytää vanhat laskut sekunneissa
Monipuoliset lähetysmahdollisuudet:
- Verkkolaskut automaattisella arkistoinnilla
- Sähköpostilaskut PDF-muodossa
- Paperilaskut tulostuspalvelun kautta
- Mobiililaskut älypuhelimeen
Lisäpalvelut arkistoinnin tueksi:
- Muistutus- ja perintäpalvelu – maksuvalvonta hoidossa
- Kirjanpitäjän käyttöoikeudet – jaa tunnukset veloituksetta
- Raportit – seuraa liikevaihtoasi ja suorituksia
- Varmuuskopiot – tietosi ovat aina turvassa
Kokeile helppoa laskutusta maksutta 30 päivää:
Ei sitoumuksia, ei asennuksia, ei mappeja!
Kokeile HelpostiLaskuna 30 päivää maksutta – aloita tästä →
Usein kysytyt kysymykset laskujen säilytyksestä
Kuinka kauan yrityksen pitää säilyttää laskuja?
Yrityksen laskut ja tositteet säilytetään 6 vuotta tilikauden lopusta. Tilinpäätösasiakirjat ja palkkalaskelmat vaativat 10 vuoden säilytyksen. Velvollisuus koskee kaikkia yritysmuotoja.
Yksityishenkilön laskujen säilytysaika?
Pääsääntönä 3 vuotta. Kotitalousvähennykseen ja omaisuuden luovutukseen liittyvät tositteet säilytetään kuitenkin 6 vuotta verovuoden päättymisestä. Asunnon hankinta- ja perusparannusmenoja kannattaa säilyttää koko omistusajan ajan myyntivoittoverotuksen takia.
Maksettujen laskujen säilytys?
Maksettujen laskujen säilytysaika on sama kuin maksamattomienkin: 6 vuotta tilikauden lopusta. Säilytä myös maksusuorituksen todiste laskun yhteydessä.
Pitääkö sähköiset laskut tulostaa?
Ei tarvitse. Laskut saa säilyttää sähköisesti, kunhan sisältö säilyy muuttumattomana ja järjestelmä täyttää kirjanpitolain vaatimukset tietoturvasta ja saatavuudesta.
Mitä laskujen säilyttäminen käytännössä tarkoittaa?
Laskujen säilyttäminen tarkoittaa, että kaikki liiketoimintaan liittyvät laskut ja tositteet säilytetään lakisääteisen ajan siten, että ne ovat tarvittaessa nopeasti saatavilla viranomaisille tai tilintarkastajalle.
Milloin vanhat laskut voi hävittää?
6 vuoden jälkeen tilikauden päättymisestä tavalliset laskut voi hävittää. Tilinpäätösasiakirjat ja palkka-asiakirjat vasta 10 vuoden jälkeen. Digitaalisessa arkistoinnissa vanhat tiedot voi poistaa automaattisesti.
Entä verkkolaskujen säilytysaika?
Verkkolaskujen säilytysaika on sama kuin paperilaskujen, eli 6 vuotta. Verkkolaskut säilyvät automaattisesti laskutusohjelmassa, eikä niitä tarvitse tulostaa erikseen.
Mitä tapahtuu, jos laskuja ei säilytetä tarpeeksi kauan?
Kirjanpitoaineiston laiminlyönti voi johtaa kirjanpitorikkomukseen tai -rikokseen. Verotarkastuksessa puuttuvat tositteet voivat tarkoittaa evättyjä vähennyksiä tai veronkorotusta. Sähköinen laskutusohjelma poistaa unohtamisen riskin kokonaan.
Yhteenveto
Suomessa laskujen säilytysaika ei salli riskejä. Yrityksillä velvollisuus on selkeä: vähintään 6 vuotta, tilinpäätöstiedoilla 10 vuotta. Yksityishenkilöille säilytys palvelee omaa etua etenkin verotuksessa, takuuasioissa ja mahdollisessa omaisuuden myynnissä.
Pilvipalveluna toimiva laskutusohjelma, kuten HelpostiLasku, hoitaa säilytyksen automaattisesti ja turvallisesti. Säästät aikaa ja tilaa – ja tiedät, että lakisääteiset velvoitteet täyttyvät.
Lue myös: Mitä laskussa pitää näkyä [2026] >>
Lähteet
Tämä artikkeli on alunperin julkaistu elokuussa 2020 ja sitä on viimeksi päivitetty maaliskuussa 2026.
