Törmäätkö laskupinoihin, joita et uskalla heittää pois, koska et ole varma, kuinka kauan laskuja pitää säilyttää? Et ole yksin. Moni yrittäjä ja yksityishenkilö pohtii samaa kysymystä – ja syystä. Suomessa laskujen ja tositteiden säilytysaika on tarkkaan määritelty kirjanpitolaissa ja Verohallinnon ohjeissa.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä laki sanoo laskujen säilyttämisestä, miten käytännön arkistointi kannattaa hoitaa ja miten HelpostiLasku helpottaa yrittäjän työtä.

 

Miksi laskuja täytyy säilyttää?

Laskut ja tositteet ovat osa yrityksen virallista kirjanpitoaineistoa, eivät siis vain kuitteja menneisyydestä. Suomessa niiden säilyttämistä edellyttää kirjanpitolaki (1336/1997) sekä Verohallinnon ohjeet.

Oikein säilytetyt laskut:

  • Toimivat todisteena liiketapahtumista
  • Tukevat kirjanpitoa ja tilinpäätöstä
  • Suojaavat yritystä mahdollisissa verotarkastuksissa
  • Helpottavat selvitystyötä riitatilanteissa

Myös yksityishenkilölle lasku voi olla tärkeä esimerkiksi takuu- tai reklamaatiotilanteessa.

 

Yksityishenkilön laskujen säilytysaika

Yksityishenkilön laskujen säilytysaika riippuu käyttötarkoituksesta eikä ole yhtä tiukasti säännelty kuin yritysten osalta.

Verotukseen liittyvät laskut:

  • Kotitalousvähennyksen laskut: 3 vuotta
  • Asunnon korjauskulut: Verohallinto suosittelee säilyttämään pidempään kuin 3 vuotta
  • Matkakulut ja muut vähennykset: 3 vuotta

Takuuasiat:

  • Sähkölaitteet ja kodinkoneet: takuuaika + 2 vuotta
  • Autojen korjaukset ja varaosat: 2-5 vuotta
  • Remontit ja korjaukset: 5-10 vuotta

Yleiset ostokuitit:

  • Tavanomaiset ostokset: 1-2 vuotta riittää
  • Kalliimmat hankinnat: säilytä takuuajan verran

Vinkki yksityishenkilöille: Vaikka tämä artikkeli keskittyy pääosin yritysten tarpeisiin, yksityishenkilötkin voivat hyötyä digitaalisesta laskujen säilytyksestä. HelpostiLasku on kuitenkin suunniteltu erityisesti yrittäjille ja pienyrityksille.

 

Yrityksen laskujen säilytysaika ja kirjanpitolain vaatimukset

Kirjanpitolain mukaan yrityksen laskuja ja tositteita on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jota ne koskevat. Tämä koskee sekä myynti- että ostolaskuja sekä muita kirjanpidon tositteita.

Esimerkki: Vuoden 2025 laskut tulee säilyttää vuoden 2031 loppuun saakka.

 

Säilytysaikataulukko yrityksille:

Dokumentti Säilytysaika Suomessa Peruste
Myynti- ja ostolaskut 6 vuotta tilikauden lopusta Kirjanpitolaki
Tilinpäätösasiakirjat ja kirjanpitokirjat 10 vuotta Kirjanpitolaki
Palkkalaskelmat ja työsuhdeasiakirjat väh. 10 vuotta Työsopimuslaki, kirjanpitolaki
Verotukseen liittyvät tositteet 6 vuotta Verohallinnon ohje
Myyntiraportit ja kassajärjestelmän tulosteet 6 vuotta Kirjanpitolaki

Toiminimet vs. osakeyhtiöt:

Säilytysaika on sama kaikille yritysmuodoille. Sekä toiminimet että osakeyhtiöt noudattavat samoja sääntöjä.

 

Maksettujen laskujen säilytys

Maksettujen laskujen säilytysaika on sama kuin maksamattomienkin, eli 6 vuotta tilikauden lopusta. Maksutapa tai maksun status ei vaikuta säilytysaikaan.

 

Tärkeää muistaa maksetuista laskuista:

  • Säilytä maksusuorituksen todiste laskun yhteydessä
  • Merkitse maksettu-status ja maksupäivä selkeästi
  • Arkistoi pankin tiliotteet maksujen todentamiseksi
  • Verkkolaskut säilyvät automaattisesti laskutusohjelmassa

 

Käytännön vinkki:

Kun lasku on maksettu, merkitse siihen maksupäivä ja viitenumero. Näin säilytät yhteyden laskun ja maksusuorituksen välillä.

 

Digitaalinen vai paperinen lasku – mitä laki sanoo?

Suomen kirjanpitolaki sallii, että laskut säilytetään sähköisesti. Kunhan sisältö ja saatavuus pysyvät muuttumattomina, mappeja paperilaskuineen ei tarvita.

 

Sähköisen säilytyksen edut:

  • Laskut löytyvät hakutoiminnolla sekunneissa
  • Dokumentit pysyvät tallessa, vaikka fyysiset mapit katoaisivat
  • Tietoturva paranee, kun käytät asianmukaista ohjelmistoa
  • Tilansäästö – ei mappikappeja tai arkistotiloja
  • Ympäristöystävällisyys – vähemmän paperin kulutusta

 

Lain vaatimukset sähköiselle säilytykselle:

  • Tiedot on voitava esittää selkeästi ja ymmärrettävästi
  • Säilytyksen on oltava luotettavaa koko säilytysajan
  • Tietojen on oltava saatavilla Suomesta viiveettä
  • Järjestelmän on estettävä muutokset jälkikäteen

 

Laskujen säilyttäminen käytännössä

Perinteinen mappi voi vielä toimia pienessä mittakaavassa, mutta digitaalinen ratkaisu säästää aikaa ja hermoja.

 

Vinkkejä laskujen arkistointiin:

  • Luo selkeä kansiorakenne tai käytä laskutusohjelmaa
  • Nimeä laskut yhtenäisesti (esim. ”2025-03-12 Asiakas Oy.pdf”)
  • Säilytä laskut turvallisessa paikassa – ei pelkästään omalla koneella
  • Hyödynnä pilvipalvelua, joka täyttää Verohallinnon tietoturvavaatimukset
  • Tee säännöllisiä varmuuskopioita tärkeimmistä dokumenteista

 

Digitaalisen arkistoinnin parhaat käytännöt:

  1. Skannaa paperilaskut heti vastaanotettuasi
  2. Käytä yhtenäistä nimeämiskäytäntöä kaikille tiedostoille
  3. Järjestä kansiot vuoden ja kuukauden mukaan
  4. Varmuuskopioi säännöllisesti useaan paikkaan
  5. Testaa hakutoimintoja säännöllisesti

 

Yrittäjä – siirry digitaaliseen laskutukseen!

 

Näin HelpostiLasku automatisoi laskujesi säilytyksen

HelpostiLasku on pienyrittäjille suunnattu laskutusohjelma, joka tekee laskujen lähettämisestä ja säilyttämisestä huoletonta.

 

Automaattinen säilytys kirjanpitolain mukaisesti:

  • Kaikki laskusi tallentuvat automaattisesti ohjelmaan
  • 6 vuoden säilytys pilvipalvelussa – ei huolta säilytysajoista
  • Laskut ovat aina saatavilla – missä ja milloin tahansa
  • Hakutoiminto löytää vanhat laskut sekunneissa

 

Monipuoliset lähetysmahdollisuudet:

  • Verkkolaskut automaattisella arkistoinnilla
  • Sähköpostilaskut PDF-muodossa
  • Paperilaskut tulostuspalvelun kautta
  • Mobiililaskut älypuhelimeen

 

Lisäpalvelut arkistoinnin tueksi:

  • Muistutus- ja perintäpalvelu – maksuvalvonta hoidossa
  • Kirjanpitäjän käyttöoikeudet – jaa tunnukset veloituksetta
  • Raportit – analysoi liikevaihtoasi ja maksuaikoja
  • Varmuuskopiot – tietosi ovat aina turvassa

 

Kokeile maksutta 30 päivää:

Ei sitoumuksia, ei asennuksia, ei mappeja!

Aloita ilmainen kokeilu tästä →

 

Usein kysytyt kysymykset laskujen säilytyksestä

 

Kuinka kauan yrityksen pitää säilyttää laskuja?

Yrityksen laskut ja tositteet säilytetään 6 vuotta tilikauden lopusta. Tilinpäätösasiakirjat ja palkkalaskelmat säilytetään 10 vuotta. Säilytysaika on sama kaikille yritysmuodoille.

 

Yksityishenkilön laskujen säilytysaika?

Riippuu käyttötarkoituksesta. Verotukseen liittyvät laskut 6 vuotta, takuuasiat takuuajan verran, ja tavanomaiset ostokset 1-2 vuotta. Asuntojen korjauskuluja kannattaa säilyttää 10 vuotta myyntivoittoverotuksen vuoksi.

 

Maksettujen laskujen säilytys?

Maksettujen laskujen säilytysaika on sama kuin maksamattomienkin – 6 vuotta tilikauden lopusta. Muista säilyttää myös maksusuorituksen todiste laskun yhteydessä.

 

Pitääkö sähköiset laskut tulostaa?

Ei tarvitse. Laskut saa säilyttää sähköisesti, kunhan sisältö säilyy muuttumattomana ja järjestelmä täyttää kirjanpitolain vaatimukset tietoturvasta ja saatavuudesta.

 

Laskujen säilyttäminen – mitä se tarkoittaa käytännössä?

Laskujen säilyttäminen tarkoittaa, että kaikki liiketoimintaan liittyvät laskut ja tositteet säilytetään lakisääteisen ajan siten, että ne ovat tarvittaessa nopeasti saatavilla viranomaisille tai tilintarkastajalle.

 

Vanhojen laskujen säilytys – milloin ne voi hävittää?

6 vuoden jälkeen tilikauden päättymisestä tavalliset laskut voi hävittää. Tilinpäätösasiakirjat ja palkka-asiakirjat vasta 10 vuoden jälkeen. Digitaalisessa arkistoinnissa vanhat tiedot voi poistaa automaattisesti.

 

Entä verkkolaskujen säilyttäminen?

Verkkolaskujen säilytysaika on sama kuin paperilaskujen – 6 vuotta. Verkkolaskut säilyvät automaattisesti laskutusohjelmassa, eikä niitä tarvitse tulostaa erikseen.

 

Yhteenveto

Suomessa laskujen säilytysaika ei ole asia, jonka kanssa kannattaa ottaa riskejä. Yrityksillä velvollisuus on selkeä: vähintään 6 vuotta, joissain tapauksissa 10 vuotta. Yksityishenkilöille säilytys on usein omaa etua varten, erityisesti verotuksessa ja takuuasioissa.

Kun käytössäsi on digitaalinen laskutusohjelma, kuten HelpostiLasku, säilytys hoituu automaattisesti ja turvallisesti. Säästät aikaa, tilaa ja hermoja – ja voit olla varma, että täytät kaikki lakisääteiset velvollisuutesi.

 

Lähteet

 

Tämä artikkeli on alunperin julkaistu elokuussa 2020 ja sitä on viimeksi päivitetty syyskuussa 2025.