Urheiluliiton jäsenlaskutus ammattimaistui – ”Virheet vähenivät ja aikaa säästyi”
TUL Tampereen piiri ry luopui Excel-pohjaisesta laskutuksesta ja siirtyi HelpostiLaskun pilvipalveluun. Tämä muutos on tehostanut merkittävästi jäsenlaskutusta, vähentänyt virheitä ja vapauttanut toiminnanjohtajan aikaa tärkeämpiin tehtäviin.
Haasteena työläs ja virhealtis jäsenlaskutus
Suomen Työväen Urheiluliitto TUL ry on monelle tuttu toimija nuorisourheilun, kuntoliikunnan ja seuratoiminnan saralta. TUL ry:n 15 piiriä eri puolilla Suomea tukevat noin 700 jäsenseuran toimintaa. Pelkästään Tampereen piirissä toimii yli 80 erilaista seuraa ja yli 70 urheilulajia, mikä tarkoittaa laajaa sidosryhmäverkostoa ja satoja lähetettäviä laskuja vuosittain.
TUL Tampereen piiri lähettää vuosittain satoja laskuja jäsenilleen, ja aiemmin laskutus hoidettiin perinteiseen tapaan Excel-taulukko-ohjelmalla. Toiminnanjohtaja Ari Ruoholahden vastuulla oleva taloushallinto kärsi tehottomasta laskutusprosessista.
”Laskujen tekeminen taulukko-ohjelmalla oli haastavaa ja puutteita riitti. Laskutuksen hoitaminen vei ennen kaikkea liikaa aikaa muilta tärkeiltä asioilta”, kertoo Ruoholahti.
Pilvipalvelu tehostaa yhdistyksen hallintoa
Keväällä 2021 TUL Tampereen piiri otti koekäyttöön HelpostiLaskun pilvipalvelun. Jo ilmaisen kokeilujakson aikana Ruoholahti vakuuttui ohjelman soveltuvuudesta yhdistyksen tarpeisiin.
”Laskutusohjelman helppous, nopeus, suomenkielinen käyttö sekä tarvittavat raportointimahdollisuudet vakuuttivat jo koekäytön aikana”, hän kertoo.
Erityisen hyödyllisiksi osoittautuivat HelpostiLaskun monipuoliset toiminnot, kuten sopimus– ja joukkolaskutus, jotka sopivat erinomaisesti yhdistyksen jäsenlaskutuksen tarpeisiin.
”Jäsenlaskutus oli ennen työlästä, mutta nyt laskutus hoituu jouhevasti. Laskutuksen hoitaminen on helpompaa, se hoituu nyt ammattimaisella tavalla ja laskutukseen liittyvät virheet ovat vähentyneet.” – Ari Ruoholahti, toiminnanjohtaja, TUL Tampereen piiri ry
Konkreettiset hyödyt yhdistyksen toiminnassa
HelpostiLaskun käyttöönotto on tuonut TUL Tampereen piirille monia merkittäviä etuja:
- Ajansäästö: Vapauttaa toiminnanjohtajan aikaa yhdistyksen ydintoimintaan – seuratoiminnan kehittämiseen, tapahtumien järjestämiseen ja jäsenseurojen tukemiseen
- Ammattimaisuus: Laskut ovat yhdenmukaisia ja antavat luotettavan kuvan organisaatiosta
- Vähemmän virheitä: Automatisoitu laskutus minimoi inhimilliset virheet, jotka olivat yleisiä Excel-pohjaisessa laskutuksessa
- Joustavuus: Pilvipalvelu mahdollistaa laskutuksen hoitamisen missä ja milloin tahansa
- Jatkuvuus: Henkilöstövaihdosten tai sairauslomien sattuessa tieto säilyy ja on helposti saatavilla
TUL:n kaltaiselle organisaatiolle, jonka tehtävänä on tarjota edullisia harrastusmahdollisuuksia matalalla kynnyksellä, on erityisen tärkeää, että hallinnolliset tehtävät hoituvat tehokkaasti. Tällöin resursseja voidaan kohdistaa enemmän ydintoimintaan.
Ruoholahti kannustaakin myös TUL-jäsenseuroja siirtymään ammattimaiseen laskutukseen, sillä nykyaikaiset ratkaisut ovat hintansa arvoisia. ”Kun laskut tehdään aikaavievästi vanhaan tyyliin taulukko-ohjelmalla, ovat todelliset kulut monesti paljon suuremmat!”
Onko sinunkin yhdistyksesi tai seurasi laskutuksessa tehostamisen varaa? Kokeile HelpostiLaskua 30 päivän ajan ilmaiseksi ja näe, miten se helpottaa yhdistyksesi hallintoa! Aloita kokeilu tästä
Jos työskentelet TUL-jäsenseurassa, kirjoita lisätiedoksi TUL, niin saat tietää nimenomaan TUL:n jäsenseuroille räätälöidystä tarjouksesta!
