Sukellusseura selkeytti laskutustaan – ”Raporttien avulla jopa kaasutoimittajan kilpailuttaminen helpottui”
Tampereen Urheilusukeltajat ry otti käyttöön HelpostiLaskun, mikä on selkeyttänyt yhdistyksen laskutusprosesseja ja parantanut tietosuojaa. Aiemmin Excel-taulukoilla hoidettu yhdistyksen laskutus on muuttunut ammattimaisemmaksi, ja samalla vapaaehtoisvoimin pyörivän yhdistyksen hallintoon käytettävää aikaa on säästynyt.
Yhdistyksen laskutushaasteet ja tietosuojavaatimukset
Tampereen Urheilusukeltajat ry eli TaUrsu on perustettu jo vuonna 1972, mikä tekee siitä yhden Suomen vanhimmista sukellusseuroista. Seura tarjoaa monipuolista toimintaa kaikenikäisille sukelluksen harrastajille – pienistä ”norpista” aina kokeneisiinn tekniikkasukeltajiin.
Seura ylläpitää seoskaasujen käyttäjille tarkoitettua kaasurinki-järjestelmää, jossa jäsenet voivat ostaa seuralta sukelluksessa käytettäviä erikoiskaasuja. Jäseniä laskutetaan säännöllisesti kaasujen käytöstä ja laitteiden kulumista kattavista käyttömaksuista. Kerralla seoskaasulaskuja tehdään noin 50 kappaletta, mikä tarkoitti aiemmin huomattavaa työmäärää.
”Ennen laskutusohjelman käyttöönottoa yhdistys teki seoskaasujen täyttöä koskevat laskut samaan tapaan kuin moni muukin yhdistys aiemmin. Täytöt kerättiin Excel-taulukkoon, josta näkyivät kaikkien jäsenten nimet sekä summat. Taulukko lähetettiin sitten kaikkine tietoineen sähköpostilla jäsenille”, kertoo kaasuringin rahastonhoitaja Tapani Höök.
Manuaalisen työn lisäksi jäsenrekisterin tietosuojasta haluttiin huolehtia paremmin. GDPR-määräysten myötä oli selkeä tarve kehittää laskutuskäytäntöjä tietoturvallisemmiksi.
Kätevä pilvipalvelu yhdistyksen työkaluna
HelpostiLasku toi ratkaisun sekä ajankäytön että tietosuojan haasteisiin. Laskutusohjelmaan oli helppo luoda tietosuojaehdot täyttävä asiakasrekisteri kaikista kaasuringin jäsenistä, ja kullekin jäsenelle voitiin nyt lähettää omat laskut helposti sähköpostilla.
Erityisen hyödyllisiksi ovat osoittautuneet HelpostiLaskun monipuoliset ominaisuudet, jotka on suunniteltu juuri yhdistysten kaltaisille toimijoille:
- Massalähetys: ”Koska yhdistyksen kaasulaskuja lähetetään kerralla aina n. 50 kpl, laskujen lähettämisessä yksi kerrallaan eri sähköposteihin kuluisi ihan liikaa aikaa ja vaivaa. Sen takia kaasulaskut lähetetäänkin helposti käyttämällä laskujen massalähetystä.”
- Joukkolaskutus: ”Joukkolaskutoiminnon avulla jokaiselle jäsenelle voidaan tarvittaessa luoda parilla klikkauksella samanlainen lasku. Näin esimerkiksi jäsenmaksut on todella helppo laskuttaa.”
- Viitesuoritukset: ”Yhdistyksen laskutukseen kuluvaa aikaa lyhentää huomattavasti myös suoritusten seuranta viitesuoritusten avulla.”
”HelpostiLaskun raporteista on ollut seuralle paljon hyötyä. Esimerkkitapauksena kaasutoimittajan vaihtuminen – oli tärkeää saada selville kuinka paljon kaasua on laskutettu ennen uuden toimittajan valitsemista. Raporteista oli vaivatonta tarkistaa laskutetun kaasun määrä, mikä helpottaa toimittajien vertailua.” – Tapani Höök, kaasuringin rahastonhoitaja, Tampereen Urheilusukeltajat ry
Merkittävät hyödyt yhdistyksen toiminnassa
HelpostiLaskun käyttöönotto on tuonut TaUrsulle monia konkreettisia hyötyjä:
- Ajansäästö: Useita kymmeniä laskuja voidaan luoda ja lähettää muutamassa minuutissa aiemman tuntien sijaan
- Parantunut tietosuoja: Jokainen jäsen saa vain omat laskutustietonsa, mikä täyttää GDPR-vaatimukset
- Seurannan helpottuminen: Viitesuoritusten avulla maksujen seuranta ja täsmäytys on yksinkertaistunut
- Tiedolla johtaminen: Raportointityökalut auttavat toiminnan suunnittelussa ja esimerkiksi toimittajien kilpailutuksessa
- Sähköpostilaskujen seuranta: Toiminnon avulla voidaan varmistaa, että kaikki laskut ovat menneet perille
Vapaaehtoisvoimin toimivalle yhdistykselle on erityisen tärkeää, että hallinnolliset tehtävät hoituvat tehokkaasti ja luotettavasti. HelpostiLasku on mahdollistanut TaUrsulle entistä ammattimaisemman laskutuksen ilman, että laskutukseen tarvitsee käyttää kohtuuttomasti aikaa ja resursseja.
Etsitkö yhdistyksellesi tehokasta ja edullista laskutusratkaisua? Kokeile HelpostiLaskua 30 päivän ajan ilmaiseksi ja näe, miten se voi sujuvoittaa yhdistyksesi taloushallintoa! Aloita kokeilu tästä
