Vanheneeko lasku? Miten myöhään laskun voi lähettää? Jos lasku on kuukausia tai vuosia vanha, voiko sitä enää lähettää asiakkaalle? Usko tai älä – tämä on tuttua mietintää monelle pienyrittäjälle!
Laskutus on olennainen osa pienyrityksen toimintaa, mutta kiireen keskellä lasku välillä unohtuu lähettää ajoissa.
Tässä artikkelissa mietitään sitä, miten toimia vanhojen laskujen kanssa sekä miten voit minimoida niiden vaikutukset liiketoimintaasi.
Laskun päästäminen vanhenemaan ei ole riskitöntä
Laskun päästäminen vanhenemaan ei ole pikkuasia, vaan siihen liittyy isoja riskejä. Ehkä merkittävin on se, että laskun vanheneminen vaikuttaa suoraan yrityksesi kassavirtaan. Vanhojen laskujen lähettäminen aiheuttaa monesti hämmennystä myös asiakkaissa, joten asiakassuhteesikin saattavat kärsiä tai jopa päättyä.
Missä ajassa sitten pitää laskuttaa? Tähän ei ole mitään kiveen kirjoitettua sääntöä. Suosittelemme kuitenkin, että laskutat heti kun olet toimittanut tuotteen tai palvelun. Jos toimitat laskun kovin myöhään, voi olla jo vaikeaa todistaa, että tuote tai palvelu on oikeasti vaihtanut omistajaa.
Kuluttajalaskujen kohdalla kannattaa vielä muistaa laskun lähettämispäivän ja eräpäivän välillä pitää olla 14 päivää. Vaikka olisit unohtanut laskun lähettämisen, et voi laittaa eräpäiväksi heti, vaan maksuaikaa pitää olla kaksi viikkoa. Lisätietoa kuluttajalaskutuksesta voit lukea Kilpailu- ja kuluttajaviraston sivulta.
Kuinka vanhaa laskua voi periä?
Kuinka vanhaa laskua voi sitten periä? Kysyimme velkojen ja saatavien vanhenemisesta Finvoicerin perintäasiantuntijalta Leenalta, ja saimme seuraavat vastaukset:
- Yleensä velan tai saatavan vanhentumisaika on 3 vuotta. Jos saatavan perusteen syntymisestä on yli kolme vuotta, on saatavakin vanhentunut, eikä laskuakaan voi lähettää.
- Jos saatavasta on tuomio tai muu ulosottoperuste, velan vanhentumisaika on 5 vuotta.
- Jos kyseessä on rikosasia, velan vanhentumisaika on 10 vuotta.
Velan vanhentuminen voidaan kuitenkin katkaista:
- maksujärjestelyillä tai sopimuksilla
- siten, että velallinen maksaa velkaa tai on yhteydessä velkojaan
- siten, että velkoja ilmoittaa saatavasta velalliselle soitolla, sähköpostilla tai kirjeellä tai siirtää saatavan ulosottoon.
Perintään ja laskutukseen liittyy monia huomioitavia seikkoja ja tässä niitä käsiteltiin vain yleisellä tasolla. Osaava kirjanpitäjä tai perintätoimisto osaa auttaa sinua lisäkysymyksissä!
Tarkista maksuehdot ja muista asiakasviestintä!
Jos lasku on jostain syystä jäänyt lähettämättä ja ei ole vanhentunut, se kannattaa lähettää pikaisesti. Tarkista kuitenkin ensin, että laskulla on selvästi merkittynä maksutapa ja maksuehto, jotta laskun maksu ei enää viivästy puutteellisten tietojen vuoksi.
Jos käytät laskutusohjelmaa, maksuehdot ja -tavat sekä muut tarvittavat tiedot ovat laskupohjassa yleensä selvästi nähtävillä, eikä niiden muuttamiseen tarvitse kuluttaa aikaa. HelpostiLaskussa voit merkitä myös maksuehdot asiakastietoihin ja näin nopeuttaa laskujen tekemistä.
Ennen laskun lähettämistä kannattaa vielä olla yhteydessä asiakkaaseen ja selittää miksi laskun lähettäminen on viivästynyt. Hyvä viestintä auttaa pitämään asiakassuhteet kunnossa, vaikka joskus virheitäkin sattuu!
Laskutusaineisto valmiina laskutuspäivänä
Selkeillä toimintamalleilla voit pienentää mahdollisuutta siihen, että laskujen lähetys unohtuu. Eräs toimiva tapa on pyhittää tietty aika viikosta laskujen lähettämiselle. Ehkä voisit alkaa tai päättää työviikkosi järjestämällä laskutusasiat kuntoon?
Tässä auttaa myös se, että kaikki laskutusaineisto on valmiina ja yhdessä paikassa. Laskutettavat työtunnit ja tarvikkeet kannattaa merkitä ylös saman tien työn päätyttyä. Epämääräiset paperilappuset kannattaa kuitenkin unohtaa! Kätevä konsti on esimerkiksi merkitä laskutettavat tiedot laskutusohjelmaan, jota voit käyttää puhelimellasi. Työt ja tunnit voi monissa ohjelmissa merkitä työn päätyttyä suoraan asiakkaan laskulle, vaikka varsinaisen laskun tekisitkin myöhemmin.
Automaatio apuun ja yksikään lasku ei jää huomaamatta!
Oletko ottanut selvää voiko laskutusohjelmallasi jollain tapaa automatisoida laskujen lähettämistä ja maksumuistutuksia? Arkeasi voi helpottaa huomattavasti se, että esimerkiksi kaikki viikon varrella tehdyt laskut lähtevät muutamalla napinpainalluksella oikeisiin osoitteisiin. Kyseinen laskujen massalähetys -ominaisuus löytyy mm. HelpostiLasku-ohjelmasta.
Myös maksumuistutusten lähettäminen voi olla tosi helppoa. Monissa laskutusohjelmissa voit määrittää, että jos asiakkaillasi on avoimia laskuja myöhässä esim. enemmän kuin 7 päivää, niin ohjelma tämän jälkeen lähettää kyseisille asiakkaille maksumuistutukset puolestasi muutamalla klikkauksella. Useiden maksukehotusten luomisesta HelpostiLaskussa löydät lisätietoja tästä artikkelista.
Yksinkertaista laskutuskäytäntöjä HelpostiLaskulla
Monet pienyritykset ovat onnistuneet yksinkertaistamaan laskutuskäytäntöjään HelpostiLaskun avulla. Urjalalainen perheyritys, Urjalan Sementtivalimo, kertoo asiakastarinassamme kuinka HelpostiLaskun käyttöönoton myötä ”vanhat käytännöt jäivät historiaan ja toimistotyöhön liittyvät prosessit kevenivät ja nopeutuivat huomattavasti.”
Kiinnostaako kuulla enemmän? Varaa sivulle sopiva esittelyaika alla olevalla painikkeella. HelpostiLaskua voit myös halutessasi kokeilla ensin veloituksetta 30 päivää ennen kuin sitoudut mihinkään!
